Cosa fare se finisci in una blacklist spam

Andronautic non invia le email tramite i propri server, ma utilizza un account di posta elettronica esistente, dedicato e riservato a questo scopo, come se fosse un client di posta, ad esempio Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook o Apple Mail.

Se l’indirizzo IP del tuo server di posta elettronica o il nome del tuo dominio vengono segnalati e aggiunti a una blacklist, dovrai contattare l’organizzazione che gestisce la lista per farti rimuovere. Tutte le principali aziende che gestiscono blacklist forniscono sui propri siti web informazioni su come essere rimossi dalle loro liste.

Esempio di un messaggio di errore di Spamhaus:

550 5.7.1 Service unavailable, Client host [x.y.z.t] blocked using Spamhaus. To request removal from this list see https://www.spamhaus.org/query/ip/x.yy.z.t

Esempio di un messaggio di errore di Barracuda:

Remote Server returned '550 permanent failure for one or more recipients (someuser@example.com:blocked)'

Come funziona Andronautic per quanto riguarda la posta elettronica

Andronautic utilizza un indirizzo email specifico per inviare e ricevere messaggi relativi alle prenotazioni, ad esempio bookings@ejemplo.com. A questo scopo, nella tua pagina profilo nel backoffice è presente una scheda chiamata “Credenziali email”, dove puoi configurare il tuo account di posta elettronica in modo simile a qualsiasi altro client di posta.

Ogni pochi minuti, Andronautic si connette al server di posta elettronica per verificare la presenza di nuovi messaggi utilizzando le credenziali della posta in arrivo. Le nuove email vengono memorizzate nel database e poi collegate, quando possibile, a una prenotazione o richiesta esistente. Questi messaggi vengono quindi mostrati all’interno di ciascuna prenotazione, aiutando gli agenti a essere più produttivi nella gestione delle prenotazioni.

Quando invii un messaggio a un cliente tramite il sistema di prenotazione, Andronautic utilizza le credenziali della posta in uscita per inviare l’email all’indirizzo indicato, memorizzandone anche una copia nel proprio database.

Questo semplifica le cose, poiché non è necessaria alcuna configurazione aggiuntiva né sui nostri server né su quelli del cliente (a condizione che siano già configurati correttamente).

Le blacklist

Una blacklist di posta elettronica è un database che aiuta a stabilire quali email debbano essere considerate spam. In sostanza, si tratta di un filtro in grado di determinare se un’email raggiunge o meno la casella di posta del destinatario previsto. Viene utilizzata da organizzazioni come i provider di servizi Internet, i provider di servizi email e i fornitori di soluzioni antispam per impedire che lo spam raggiunga i loro sistemi. Le blacklist possono basarsi sugli IP o sui domini.

Funzionano così: quando invii un’email (mittente) e questa viene ricevuta da un provider di servizi email (destinatario), quest’ultimo decide se l’email sembra legittima controllando l’indirizzo IP di origine e il nome di dominio rispetto a una o più blacklist. L’email passa quindi attraverso i filtri antispam interni del provider per verificare la presenza di elementi non consentiti (ad esempio, allegati con estensione .zip) e, se l’email supera questi controlli, viene recapitata nella casella di posta del destinatario.

I provider di servizi email molto grandi dispongono di proprie blacklist interne, ma molti utilizzano anche liste pubbliche gestite da aziende specializzate in questo settore. Ecco alcune delle più utilizzate:

• Spamhaus. Gestisce numerose liste utilizzate da provider di servizi email e Internet di tutto il mondo.
• Barracuda. La sua lista è composta principalmente da indirizzi che inviano spam al suo sistema.
• Spamcop. Utilizza indirizzi trappola e segnalazioni di spam per creare le proprie liste. Applica inoltre un sistema a punti basato sulle segnalazioni di spam prima di aggiungere qualsiasi indirizzo.
• Invalument. Utilizza una combinazione di 3 blacklist gestite direttamente. Come Spamhaus, ogni lista traccia informazioni diverse, inclusi indirizzi IP e nomi di dominio.

Dato che le liste gestite da queste aziende sono utilizzate da provider di posta elettronica e grandi aziende in tutto il mondo, devi assicurarti che il tuo indirizzo IP non vi compaia, altrimenti l’invio delle email ne risentirà gravemente.

Motivi per cui potresti essere etichettato come spammer

Quando un indirizzo IP invia spam in modo notorio, compare nelle liste di blocco DNS (DNSBL). Queste liste di blocco proteggono gli utenti di posta elettronica dall’apertura di spam potenzialmente dannoso inviato da indirizzi IP che mostrano attività sospette.

Ci sono tre motivi principali per cui l’indirizzo IP o il nome di dominio del tuo server di posta elettronica potrebbero comparire in una lista di blocco:

• Campagne di marketing progettate male.
• Configurazione errata del server di posta elettronica del tuo dominio o della zona DNS.
• Virus o malware.

Campagne di marketing che includono indirizzi trappola per spam

Per loro stessa natura, gli spammer utilizzano enormi liste di indirizzi email, molti dei quali estratti da siti web. Ad esempio, il link ventas@empresa.com presente sul tuo sito web è probabilmente incluso in decine di database di spam. Gli indirizzi vengono inoltre acquistati e venduti in un mercato clandestino.

Le aziende antispam e i gestori delle liste di blocco mantengono segreti i propri indirizzi email speciali, noti come “trappole per spam” (spam trap). Gli operatori antispam pubblicizzano di proposito i propri indirizzi trappola (ad esempio, sui siti web) affinché gli spammer li includano nelle loro rubriche.

Per questo motivo, non dovresti mai acquistare una lista di email quando progetti e realizzi una campagna di marketing basata sulla posta elettronica. Gli indirizzi sono, nella migliore delle ipotesi, obsoleti e, nella peggiore, indirizzi trappola per spam.

Zona DNS o server di posta elettronica configurati in modo errato

Dall’anno 2000, lo spam è diventato progressivamente un problema serio per Internet. Oggi si stima che circa l’85% delle email inviate quotidianamente in tutto il mondo venga contrassegnato come spam. Per questo motivo, nel corso degli anni sono state adottate una serie di misure tecniche. Queste sono, o dovrebbero essere, incluse come parte del servizio pagato a un provider di posta elettronica o Internet, oppure applicate dagli amministratori di sistema nelle aziende più grandi.

Purtroppo, data la complessità di alcune di queste misure, spesso vengono applicate in modo errato o solo parziale. Puoi verificare questi valori di configurazione utilizzando strumenti online come The MX Toolbox o Experte, per poi contattare il tuo provider di posta elettronica o Internet. L’elemento più importante da controllare è il record Sender Policy Framework (SPF) nella zona DNS del tuo dominio.

Virus e malware

Sia a casa (lavoro da remoto) che in ufficio, è pratica comune utilizzare una rete locale (via cavo o Wi-Fi) con un punto di accesso condiviso a Internet (cioè un router) per tutti i dispositivi collegati, il che comporta un unico indirizzo IP pubblico per tutti loro.

Qualsiasi computer, telefono cellulare o dispositivo simile presente su una rete locale di questo tipo può essere infettato da virus o malware. Potresti non saperlo, ma questo influirà sulla tua posta elettronica attiva e farà sì che tu compaia nelle blacklist spam.